リモートでも大丈夫！オンラインでのビジネス交渉を成功させる基本
リモートでも大丈夫！オンラインでのビジネス交渉を成功させる基本
近年、オンラインでの会議や商談が一般的になり、ビジネスにおける交渉の場面もオンラインで行われる機会が増えています。対面とは異なるオンライン特有の環境に、難しさを感じたり、自信が持てなかったりする方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、ご安心ください。オンラインでの交渉も、基本的な考え方は対面と変わりません。そこにオンラインならではの特性を踏まえた少しの工夫を加えることで、スムーズに、そしてより効果的に交渉を進めることが可能になります。
この記事では、オンラインでのビジネス交渉を成功させるために押さえておきたい基本と、すぐに実践できる具体的なポイントをご紹介します。
オンライン交渉、対面との違いで戸惑っていませんか？
対面での交渉に慣れている方ほど、オンラインでの交渉に難しさを感じるのは自然なことです。例えば、
- 相手の表情や細かなしぐさが読み取りにくい
- 場の雰囲気が掴みにくい
- 意図しない沈黙や発言の重なりが起こりやすい
- 通信環境の不安がある
- 熱意や誠意が伝わりにくく感じる
といった点が挙げられるかもしれません。これらの違いを理解し、適切に対応することが、オンライン交渉成功への第一歩となります。
オンライン交渉を成功させるための基本的な心構え
オンライン、オフラインに関わらず、交渉において最も大切なのは「相手との信頼関係を築くこと」と「論理的に、そして分かりやすく伝えること」です。オンライン環境ではこれが難しく感じられるかもしれませんが、意識することで克服できます。
- 「伝わっているか」を常に意識する: 相手の反応が見えにくいため、普段より丁寧に、分かりやすく話すことを心がけ、相手が理解しているか確認しながら進めます。
- 非言語情報を補う工夫をする: 声のトーンや話し方、身振り手振りなど、画面越しでも伝わる非言語情報を意識的に活用します。
- 事前にしっかりと準備を行う: 環境面、資料面、心理面、いずれにおいても対面以上に事前の準備が重要になります。
【実践編】オンライン交渉のための準備
オンライン交渉の成否は、事前の準備で大きく左右されると言われます。以下の点をしっかりと確認しておきましょう。
1. 通信環境とツールの確認
これは基本中の基本ですが、非常に重要です。 * 安定したインターネット接続: 事前に接続テストを行います。可能であれば有線接続がより安定します。 * ツールの使い方: 使用するビデオ会議ツールの基本操作（画面共有、ミュート、チャットなど）を事前に確認しておきます。相手にもツール指定がある場合は、使い方に慣れておきましょう。 * カメラとマイクのチェック: きちんと映るか、音声はクリアか、事前にテスト通話などで確認します。
2. 資料の準備と共有方法
オンラインでは、資料を「見せる」ことが対面以上に重要になります。 * 画面共有を前提とした資料: 文字サイズは大きめに、グラフや図は分かりやすく、シンプルなデザインを心がけます。 * 補足資料の準備: 伝えたい内容を補足するデータや事例などをすぐに提示できるよう準備しておきます。 * 資料の事前送付: 必要に応じて、交渉前に資料を相手に送付しておくと、内容の理解が進みやすくなります。
3. 交渉のゴールとシナリオ設定
これは対面交渉と同様に重要ですが、オンラインではより具体的に詰めておくことが望ましいです。 * 最終的なゴール: この交渉で何を目指すのかを明確にします。 * 最低限のライン: ここまでは譲歩できるという最低ラインを設定します。 * 代替案: 相手の「NO」に備え、複数の代替案を準備しておきます。 * タイムスケジュール: オンライン会議は集中力が持続しにくいため、時間配分を意識したアジェンダを作成し、事前に共有しておくとスムーズです。
4. 心理的な準備
オンラインでは相手の反応が掴みにくいため、対面より緊張したり、不安になったりすることがあります。 * 落ち着ける環境: 周囲の騒音が入らない、散らかっていない、落ち着いて話せる場所を選びます。 * 身だしなみ: 画面に映る上半身だけでも、きちんと身だしなみを整えることで気持ちが引き締まります。 * 心の中でリハーサル: 交渉の流れや、想定される質問への回答などを頭の中でシミュレーションしておくと、自信を持って臨めます。
【実践編】オンライン交渉中のポイント
準備ができたら、いよいよ本番です。オンライン特有の環境で意識したいポイントをご紹介します。
1. 画面越しの効果的な伝え方
- カメラの向こうの相手を意識する: カメラを目だと考えて話すと、相手は目を見て話してもらっているように感じます。資料を見ながら話す場合も、時々カメラに視線を戻すことを意識します。
- 普段より少し大きめのアクション: うなずきや身振り手振りは、対面より少し大きめに行うと、相手に伝わりやすくなります。
- 声のトーンと話し方: 滑舌良く、普段よりややゆっくり、落ち着いたトーンで話すと、オンラインでも聞き取りやすくなります。重要な部分は少し声のトーンを上げたり、間を取ったりするのも効果的です。
- 画面共有の効果的な活用: 資料を提示するだけでなく、ホワイトボード機能を使って図を書きながら説明したり、チャットで補足情報を送ったりと、ツール機能を積極的に活用します。
2. 画面越しの相手の反応を読み取るコツ
オンラインでは、相手の表情や全身のしぐさが見えにくいため、反応を読み取るのが難しくなります。 * 声のトーンと速さ: 相手の声のトーンが普段より高かったり、話し方が速かったりする場合は、興奮していたり、焦っていたりする可能性があります。 * うなずきや相槌: 画面越しでも、相手がうなずいたり、相槌を打ったりしているかは分かります。これが少ない場合は、内容が伝わっていない、あるいは関心が薄れているサインかもしれません。 * 視線: 相手の視線が頻繁に画面以外を向いている場合は、集中力が途切れている可能性があります。 * チャットの活用: 交渉中にチャットで簡単な質問を投げかけたり、相手からの質問がないか確認したりするのも、反応を掴む一つの方法です。 * 積極的に質問を投げかける: 「〜ということですが、いかがでしょうか？」「この点についてご意見をお聞かせいただけますか？」など、こまめに相手に発言を促すことで、理解度や考えを確認できます。
3. オンラインで起こりがちな課題への対応
- 通信トラブル: 事前に代替の連絡手段（電話番号など）を交換しておくと安心です。「音声が途切れておりますので、一度お電話でお話させていただけますでしょうか」など、落ち着いて対応します。
- 発言のタイミングの難しさ: 複数人で話す場合、発言が重なったり、遠慮して発言できなかったりすることがあります。「〇〇様、何かご意見はございますか？」など、司会役のように発言を促すことで、スムーズな進行を助けることができます。
オンラインでの合意形成と確認
オンラインであっても、交渉の最後に合意内容を明確にすることは必須です。 * 口頭での確認: 合意した内容を、重要な点に絞って口頭で繰り返します。「本日の合意事項は、Aを〇〇までに、Bを△△という条件で実施する、ということで相違ないでしょうか」など、相手に確認を求めます。 * チャットやメールでの議事録共有: 合意内容や決定事項をチャットに箇条書きで書き込む、あるいは会議終了後速やかにメールで議事録を送付するなど、テキスト情報として残すことで、認識のずれを防ぐことができます。
まずは小さなオンライン交渉から試してみましょう
オンラインでのビジネス交渉に自信がないと感じていても、今回ご紹介した基本と工夫を少しずつ取り入れていくことで、着実にスキルアップすることができます。
いきなり大きな交渉で試すのが不安であれば、まずは社内会議での意見交換や、慣れている顧客との軽い打ち合わせなど、比較的プレッシャーの少ない場面からオンラインでの伝え方や聞き方を意識してみるのも良い方法です。
オンライン交渉は、対面交渉とは異なる準備や意識が必要ですが、基本を押さえれば決して難しいものではありません。少しずつ実践を重ね、オンラインでの交渉にも自信を持てるようになってください。