【初心者向け】交渉後に行うべきこと：成功と失敗を次に活かす振り返り術
ビジネスの現場では、日々さまざまな交渉が行われています。価格や条件に関する顧客との交渉、社内でのプロジェクト調整、上司への提案など、その形は多様です。一つ一つの交渉を終えるたびに、「終わった、これで一安心」と感じる方も多いかもしれません。しかし、交渉の場を経験するだけで、交渉スキルが自然と向上するわけではありません。
あなたの交渉スキルを着実にステップアップさせるためには、交渉が終わった後の「振り返り」が非常に重要になります。特に、交渉に自信がないと感じている方にとって、振り返りは成功への大切な一歩となるでしょう。
この記事では、ビジネス交渉の経験を次の成功につなげるための、具体的な振り返りの方法と、そこからどのように学びを得て改善につなげるかについて解説します。
なぜ交渉後に「振り返り」が必要なのか？
振り返りは、単に過去の出来事を思い出すことではありません。そこから学びを得て、将来の行動を改善するための能動的なプロセスです。交渉後に振り返りを行うことには、主に以下の理由があります。
- 成功要因の明確化: うまくいった交渉では、何が成功につながったのかを具体的に理解できます。準備段階での情報収集が役立ったのか、相手の反応を正しく読み取れたのか、あるいは適切なタイミングで譲歩できたのかなど、成功の「型」を見つけ出すことができます。
- 失敗からの学び: 想定通りに進まなかった交渉や、合意に至らなかった交渉も、貴重な学びの機会です。なぜうまくいかなかったのか、自分のどのような言動が影響したのかを分析することで、同じ過ちを繰り返さないための対策を立てられます。
- 自信の向上: 振り返りを通じて、たとえ小さなことでも「これはうまくいった」「次はこう改善できる」という具体的な気づきが得られます。これが積み重なることで、「次はもっとうまくできるかもしれない」という前向きな気持ちになり、交渉に対する自信につながります。
- スキルの体系化: 振り返りによって得られた気づきや教訓を整理することで、自分自身の交渉における強みや弱みが明確になります。これにより、漠然とした「交渉術」ではなく、自分自身の経験に基づいた実践的なスキルとして定着させることができます。
特に交渉経験が浅い段階では、成功も失敗もすべてが学びの宝庫です。振り返りを習慣にすることで、一つ一つの経験が無駄にならず、着実にスキルアップしていくことができるでしょう。
交渉の「振り返り」を実践する具体的なステップ
では、どのように振り返りを行えば効果的なのでしょうか。ここでは、具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：交渉後、できるだけ早いタイミングで実施する
交渉内容や状況の記憶が鮮明なうちに振り返りを行うことが大切です。可能であれば、交渉が終わって席に戻った直後や、その日の業務の終わりなど、時間を置かずに実施しましょう。時間が経つと、細かいニュアンスや相手の表情、自分の感情などを忘れてしまう可能性があります。
ステップ2：記録を取る習慣をつける
振り返りのために、交渉内容やその過程を記録することをおすすめします。手書きのメモでも、PCやスマートフォンのメモアプリでも構いません。記録すべき主な項目は以下の通りです。
- 交渉日時・場所・相手: 基本情報です。
- 交渉の目的・ゴール: 事前に何を目標としていたか。
- 交渉結果: 合意内容は何か。合意に至らなかった場合、その理由は何か。
- 交渉のプロセス:
- どのような流れで話が進んだか。
- 自分の発言、相手の発言（特に重要だった部分）。
- 相手の反応、表情、態度。
- 自分が感じたこと、考えたこと（嬉しかった、焦った、困ったなど）。
- うまくいった点: 事前の準備が役立った、相手の質問に的確に答えられた、沈黙をうまく使えたなど。
- うまくいかなかった点・改善点: 想定外の質問が出た、相手の反論に言葉に詰まった、感情的になってしまった、結論を急ぎすぎたなど。
- 次回への教訓: この経験から次に活かせることは何か。具体的にどのような行動を変えるべきか。
記録は詳細であればあるほど、後から見返した際に多くの気づきを得られます。最初は項目を埋めるだけでも構いません。慣れてきたら、自分の言葉で率直な感想や反省点を書き加えてみましょう。
ステップ3：うまくいった点・いかなかった点を具体的に分析する
記録した内容をもとに、冷静に分析を行います。「うまくいった」と感じた部分は、具体的にどのような状況で、自分のどのような言動が功を奏したのかを掘り下げます。「うまくいかなかった」と感じた部分は、何が原因だったのかを深掘りします。
- 成功の分析例:
- 「価格交渉で当初の希望額よりも高い金額で合意できた。」→「なぜか？事前に競合の情報や自社製品の強みを具体的に提示できたことが、相手の納得につながったようだ。」
- 失敗の分析例:
- 「条件交渉で、相手の要望をすぐに受け入れてしまった。」→「なぜか？事前に想定される相手の要望と、それに対してどこまで譲歩できるかのラインを明確に決めていなかったため、即座に判断できなかった。」
- 「強気に出すぎてしまい、相手を不快にさせてしまった。」→「なぜか？自分の主張を通すことに必死になりすぎ、相手の立場や感情への配慮を忘れてしまった。」
このように、「何が起きたか」だけでなく「なぜ起きたか」を考えることが重要です。
ステップ4：具体的な改善策を立てる
分析結果をもとに、次に同じような状況になった場合にどうすればよいか、具体的な改善策を考えます。これは、単なる反省に終わらせず、次への行動につなげるための最も重要なステップです。
- 改善策の例:
- 「想定外の質問への対応に困った」→「次回からは、考えられる反論や質問を事前にリストアップし、それに対する回答を準備しておく。」
- 「感情的になってしまった」→「交渉が難航し始めたら、一度冷静になるために意図的に短い沈黙を入れる練習をする。」
- 「条件交渉で即断してしまった」→「次回からは、交渉に臨む前に『ここまではOK、ここからは持ち帰り検討』という譲歩ラインを明確に決めておく。」
立てた改善策は、ステップ2で作成した記録に追記しておくと良いでしょう。
ステップ5：次の交渉で改善策を試す、そして再び振り返る
立てた改善策は、次の交渉で意識的に試してみましょう。そして、その結果がどうだったか、改善策は有効だったかを再び振り返ります。この「振り返り → 改善策立案 → 実践 → 再び振り返り」のサイクルを繰り返すことで、交渉スキルは着実に向上していきます。
記録と分析の質を高めるヒント
振り返りの質を高めるために、以下の点を意識してみましょう。
- 客観的な視点を持つ: 自分の行動だけでなく、相手の立場や背景、交渉が行われた状況なども考慮に入れて分析することで、より客観的な学びが得られます。
- 同僚や上司に相談する: 可能な場合は、経験のある同僚や上司に交渉内容を共有し、客観的な意見やアドバイスをもらうのも非常に有効です。「あの時のあの相手の反応は、どういう意味だったのでしょう？」「こういう状況で、もっと良い切り返しはありましたか？」など、具体的に質問してみましょう。
- 成功体験も詳しく振り返る: 失敗から学ぶことは多いですが、成功体験を分析することも同様に重要です。「たまたまうまくいった」で終わらせず、何が良かったのかを深掘りすることで、自分の強みや成功パターンを意識的に再現できるようになります。
まとめ：振り返りは交渉スキル向上のための「投資」
ビジネス交渉における振り返りは、単なる過去の検証ではありません。それは、あなたの交渉スキルという資産を増やし、将来のビジネスチャンスを広げるための大切な「投資」です。
特に交渉経験が浅く、まだ自信を持てないと感じている方こそ、日々の小さな交渉から振り返りを実践することをおすすめします。うまくいかなかったことから具体的な改善点を見つけ、それを次に活かす。うまくいったことから成功のヒントを得て、自信につなげる。このサイクルを繰り返すことで、あなたの交渉力は必ず向上していくでしょう。
記録を取り、分析し、具体的な改善策を立てて実践する。この地道な作業こそが、あなたを一つ上の交渉担当者へと導く力となります。ぜひ今日から、交渉後の振り返りを習慣にしてみてください。